La création de la liste d’invités et la gestion des RSVP sont des éléments indispensables dans la planification de votre mariage. Cependant, cela peut rapidement devenir source de stress si vous n’avez pas un bon suivi des réponses. Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils pratiques pour créer une liste d’invités et suivre les réponses des convives de manière efficace.
Table des matières
Établissez une première liste
Établissez une première liste d’invités, à réactualiser régulièrement: Commencez par établir une liste comprenant tous les noms des personnes que vous souhaitez inviter à votre mariage. Incluez vos proches, membres de la famille, amis proches et collègues les plus proches. Il est important de prendre en compte votre budget et la taille de votre lieu de réception pour déterminer le nombre approximatif d’invités.
Classez vos invités par catégories
Divisez votre liste en différentes catégories telles que la famille, les amis, les collègues, etc. Cela vous aidera à mieux visualiser le nombre d’invités en fonction du lieu de réception (cérémonie, vin d’honneur, repas).. De plus, cela vous permettra de prioriser les personnes que vous souhaitez absolument avoir à votre mariage.
Déterminez le nombre d’invités possibles
Après avoir établi cette première liste, vous devrez décider du nombre d’invités que vous pouvez accueillir. En effet, cela dépendra de votre budget, de la taille de votre lieu de réception et de vos préférences personnelles. Donc, fixez-vous une fourchette approximative et ajustez votre liste en conséquence. Enfin, réactualisez votre liste en fonction.
Envoyez les invitations
Une fois que vous avez finalisé votre liste d’invités, vous pouvez envoyer les invitations. Assurez-vous également d’inclure toutes les informations importantes telles que la date, l’heure et le lieu du mariage, ainsi que les instructions pour confirmer leur présence. De plus, nous vous conseillons de scinder votre liste en fonction du lieu de réception de la personne afin de savoir si elle est invitée à l’ensemble du mariage ou uniquement à la cérémonie.
Utilisez des outils de gestion des RSVP
Pour simplifier la gestion des réponses, utilisez des outils informatiques modernes comme des sites web de mariage (ex. The Knot, Wedding Wire etc) ou des applications dédiées (ex. WeddingHappy, ApyCouple etc). En effet, ces outils vous permettent de suivre facilement les réponses des invités, de gérer les restrictions alimentaires et de communiquer avec eux. Nous pouvez également utiliser un simple tableur de bureautique (ex. Excel, Open Office etc). avec une colonne Nom, une colonne pour chaque lieu de réception (et cocher ainsi où vous verrez cet invité), une colonne Réponse reçue et une colonne Notes (ex. elle servira à indiquer une allergie alimentaire etc).
Faites un suivi
Mettez une alerte dans un agenda électronique (ou un mot dans votre agenda papier) et déterminez à quelle date vous devriez avoir reçu toutes les réponses. De plus, prévoyez de bloquer du temps pour envoyez une relance. Même si vous obtenez un nombre précis d’invités, prévoyez toujours de plus grandes quantités de boissons et de nourriture pour le vin d’honneur pour les têtes en l’air qui se présenteront alors qu’ils auront oublié de répondre.
Créer une liste d’invités et gérer les RSVP peuvent sembler une tâche ardue, mais avec un peu d’organisation, cela devient beaucoup plus facile. Suivez donc ces quelques conseils pour créer votre liste d’invités, envoyer les invitations et gérer les réponses.
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